1.MEMORANDO
El memorando (del latín memorando: algo que debe tenerse en la memoria) es para la Real Academia una comunicación que se usa en la diplomacia, menos solemne que la memoria y la nota, generalmente con firma opcional, en la cual se reseñan los hechos, razones y circunstancias que han de tenerse presentes ante la consideración de un asunto importante o grave.
En la práctica podemos distinguir, tanto en lo que atañe a la forma como en lo que concierne a su contenido y extensión, dos clases de memorandos:
1.2 Memorando breve
Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, destinado a transmitir información entre personas de una misma empresa y con un fin específico. Por tratarse de una comunicación interna, es decir, que va a circular “en casa”, se prefiere el menor número de elementos así como el más funcional y práctico formato. Su redacción suele hacerse en impresos que cada empresa u organismo posee con su propio membrete.
En dicha hoja aparecen impresos ciertas líneas y espacios que bastará completar y que indican:
A: Rellenar con el nombre del destinatario. Sección, división o departamento al que perteneceDE: Rellenar con el nombre de quien lo remite. Sección, división o departamento a que pertenece.FECHA: Puede usarse en forma abreviada.ASUNTO: Rellenar el texto de la comunicación o mensaje.FIRMA: Rellenar con la firma de quien lo remite.
2.CIRCULAR
Conforme a la Real Academia, la palabra “circular” tiene dos acepciones 1) orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala jerárquica, y 2) cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas personas para ponerlas en conocimientos de alguna cosa. En nuestro caso, nos referimos a la circular como medio de comunicación escrita, carta o circular, que se confecciona en serie, utilizando para ello un medio mecánico de reproducción del texto único.
No existe una diferencia sustancial entre la circular y memorando. Se ha señalado, sin embargo, que la circular debe reservarse para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresas u organismos para comunicar a sus oficinas locales, informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos, etc.
Se utilizan estas comunicaciones con los motivos más diversos
• Cambio de dirección y teléfono• Cambios de personal• Apertura de nuevas sedes o programas• Ampliación de negocios o extensión de servicios• Anuncios de visitas.
2.2 Características
El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información, hace que su redacción sea sencilla, debiendo prevalecer en ellas las características de claridad, sencillez, brevedad y cuantas otras son comunes en cualquier tipo de correspondencia escrita.
Una comunicación circular no debe hacer pensar que esté privada de personalidad y de humanidad. Sea cual fuere el medio mecánico que se utilice para su confección, debe de ser cuidada, procurando que su apariencia se asemeje al máximo a una carta original, a una carta no hecha “en serie”, lo que siempre será motivo de halago para el que lo recibe.
2.3 Recomendaciones
• Utilice papel en el que figure el membrete de la empresa u organismo que la expide.• Recuerde la fecha (mes y año)• Evite dirigirse a la “masa” para la que ha sido preparada• Dé la sensación de que se dirige a “cada una de las personas que lean la circular”.• Use párrafos cortos y expresiones ordenadas.• Esfuércese por una presentación agradable.• Concluya con saludos y gracias por la atención prestada.• Use firma manuscrita si quiere que conste la autenticidad de la comunicación.
2.4 Diferencias entre circular y memorando
Como se ha observado, no existe una diferencia sustancial entre la circular y el memorando. La circular debe reservase para los asuntos que tengan carácter permanente, mientras que el memorando debe ceñirse a los avisos e información general que no tengan ese carácter. Muchas veces las circulares están redactadas por las oficinas centrales de empresa o agencias para comunicar a sus oficinas locales o periféricas informaciones, disposiciones, recomendaciones, consejos. (Ortografía y redacción. Documento en línea).
2.5 Modelo de Circular
2.5 Modelo de Circular
3.ACTAS
Un acta está constituida por:
• Encabezamiento o título, y nombre de la empresa o asociación• Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación• Lista de asistentes• Resumen ordenado de los debates realizados• Visto bueno y firma del presidente• Firma del secretario
3.1 Modelo de Acta
4.aviso
Se llama aviso a un tipo de advertencia que se realiza, existen diferentes tipos de avisos, y se puede decir que la pléyade de avisos es muy grande.
Los avisos pueden estará hechos en cartoncillo, en carta, o en documento formal, pero también son avisos los carteles, señalamientos y advertencias de riesgo.
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